方法三：利用合理性审查降低费用
正如本文开场所谈，控制差旅费用支出一般不通过降低公司预定宾馆和机票差旅标准来实现，因为这样的方式容易引起员工抱怨反而得不偿失。而换种做法，通过对差旅的合理性进行事先规划则可事半功倍。例如，财务部通过调研发现销售部同事经常从上海出差到南京拜访客户。在没有提前规划的情况下可能是第一天下午出发，当晚发生住宿一晚，第二天白天客户处拜访，第三天早间赶回上海。但如果提前对拜访安排进行了解，并合理规划做到当天往返那么公司就可节省近两天的房租。公司甚至可以对进行合理规划而减少的对应住宿支出部分进行奖励，例如规定在南京拜访客户如果当天往返有额外津贴，津贴的金额可以小于对应的住宿费用，这样不仅节省了住宿支出、提高了员工积极性同时也额外增加了一个工作日的上班时间。

方法四：利用金融服务降低资金成本
用商务卡的模式取代备用金可减少对公司的资金占用，缓解对资金流的压力。特别是企业雇佣非本地员工时，该类员工通常无法办理较高额度的信用卡，而相应员工又可能出现长时间出差而大幅垫付差旅款项影响该员工的正常生活的实际问题，这时通过公司统一办理商务卡则可获得较高授信额度继而解决上述问题。但商务卡所不可忽略的隐患是如发生员工恶意透支消费的情况时，公司需承担相应还款责任。据铂略财务培训了解，企业可与银行谈判免除还款责任，一般的操作程序为，应尽量提前一个月通知银行公司员工离职动向，实际离职时应书面通知银行，同时在员工离职之前公司也应摸清欠款情况并督促员工尽快还清欠款。

方法五：通过简要透明的差旅费政策来管控
一些公司行政层级较为复杂，甚至有多达十余个层级。为了满足各个行政层级的需要，就需对每个行政层级制定单独的差旅标准。而全国各个地区的经济发展水平不一，对每个地区制定标准本身已经较为繁琐，大量的标准制定工作将使得财务部不堪重负，而政策更新缓慢又可能导致不符合实际经济和物价发展情况造成员工抱怨较大。铂略建议行政层级较多的企业尽量简化差旅标准，将数个相近的行政层级归为同类标准、尽可能简化流程。

方法六：通过减少人工审核来提高效率
公司可通过引入订制化的差旅费用管控软件来大幅提升工作效率。通常一个典型的差旅电子报销系统将涵盖下述五种功能：1.在线申请功能，包括出差申请和差旅申请；2.在线审批功能；3.差旅供应商集中管理功能，包括所有采购名单内的机票、酒店等供应商；4.费用控制功能，将报销费用的标准写入系统，例如到不同城市或者不同的国家住宿标准及到相应地区的津贴补贴标准录入，同时对不同差旅距离所对应交通工具的选择和审批均可由系统进行统一管控。5.预算控制，管理人员在审批时可看到对应部门当月整体的差旅预算，花销和结余情况。从而做到每次审批时有据可查。发生超标情况时必须找财务部进行单独审批，增加预算。否则费用审批将会被冻结。通过电子报销系统，财务审核要点可从近10个降低为3个。在实施电子报销前财务需要审核①审批权限是否符合规定②审批是否完整③审核人签字是否真实④成本中心是否填错⑤是否及时报销⑥总金额是否正确⑦费用是否超标等10个要点。而在使用电子报销后，财务仅需审核特殊事项合理性，发票真实情况，发票金额与报销金额是否一致等内容即可。通过差旅电子系统的应用可使财务部大幅提高工作效率，加速报销进度进而提高员工满意度。
 
同时，来自小松（中国）、瑞尔盛（中国）、国旅运通、知名软件服务商“Infor”等数位知名企业财务经理人和业内差旅专家将于2014年9月12日在上海汇聚一堂参与由铂略举办的“2014年企业差旅费用管控论坛”，该论坛旨在为饱受差旅费用报销问题所困惑的广大财务同行带来一场关于差旅的饕餮盛宴！

论坛将探讨如“医药行业差旅费用管控最佳实践”，“企业差旅费用预算管控案例分享”，“差旅供应商的选择与服务质量评估体系搭建”及如何“善用差旅管理工具提升管理效率”等议题，这也是业内首次将最具实战经验的财务经理人和知名差旅服务专家汇聚一堂，带来中国地区唯一一场针对企业财务人员差旅管控的高峰论坛，并必将给大家带来一次高质量的头脑风暴！
 
论坛亮点：
1.多行业Benchmark差旅费标准：医药、快消、制造业财务总监同台分享，揭示所在行业差旅费用标准，助您探寻到企业内部差旅费用管控空间。

2.一站式差旅费管控解决方案：从差旅费用预算制定、差旅管理及报销制度、税务与反商业贿赂风险以及报销系统和商旅管理供应商选择，全方位多角度为您提供一站式差旅管控解决思路。

3.圆桌讨论时下最热差旅管控议题：所有参会同行将以圆桌讨论会的形式参与热点问题探讨，您既是参与者也是分享者，多元化问题与意见将碰撞出智慧的火花。

4.汇聚数家知名差旅服务提供商祝您一站式选购差旅服务解决方案