税收征管法规定，要根据合法、有效凭证记账，进行核算。合法有效凭证，指填制内容、方式符合有关税收法规、财务会计制度规定的会计凭证，包括原始凭证和记账凭证。会计上的原始凭证包括外来原始凭证和自制原始凭证，外来原始凭证，如发票、飞机和火车的票据，银行收付款通知单，企业购买商品、材料取得的发货票等；自制原始凭证，如收料单、领料单、开工单、成本计算单、出库单等。企业所得税法规定，企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出，包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。不同的扣除类别要根据财务会计制度和税法要求取得不同的凭证资料，主要包括税务发票和财政票据、境外签收单据或公证机构证明、《工会经费收入专用收据》、公益性捐赠票据等外来凭证，以及经财政、税务部门认可的其他凭证。
日常工作中，企业应根据财务制度及税收规定收集相关资料证据，并分项登记、分类整理、分别归档。比如，业务招待费支出，应取得证明其真实性的材料，包括发票、收据、账单等；企业与其他单位或个人共用水、电、气，不能单独取得发票的，凭租赁合同或协议，共用水、电、气各方盖章（签字）确认的水、电、气分割单，水、电、气部门开具的水、电、气发票的复印件，实际付款单据等作为税前扣除凭证。水、电、气费由物业公司代收且无法单独取得发票的，凭物业公司出具的水、电、气费用使用记录证明，水、电、气部门开具的水电发票的复印件，实际付款单据等作为税前扣除凭证；企业因产品（服务）质量问题发生的赔款和违约金等支出，以当事人双方签订的质量赔款协议、质量检验报告（质量事故鉴定）、相关合同、法院文书以及付款单据的税前扣除凭证。再比如，企业经营中出现坏账损失，应注意收集下列证据：法院的破产公告和破产清算的清偿文件；法院的败诉判决书、裁决书，或者胜诉但被法院裁定终（中）止执行的法律文书；工商部门的注销、吊销证明；政府部门有关撤销、责令关闭的行政决定文件；公安等有关部门的死亡、失踪证明；逾期3年以上及已无力清偿债务的确凿证明；与债务人的债务重组协议及其相关证明及其他相关证明。
要实现各项费用、成本等在税前扣除，必须有理有据、合规合法，否则将带来涉税风险。目前，一些企业特别是规模较小的企业财务核算不规范，无论是内部凭证还是外部证据都不能按照财务制度或者税法要求取得并进行财务核算，这不仅不能在税前扣除，还容易产生涉税风险。
对于各个项目的税前扣除，企业在归集各种凭证资料的基础上，要按照税法规定的时限、程序、要求向主管税务机关报送。比如，企业发生实际资产损失，应当在其实际发生且会计上已作损失处理的年度申报扣除。为此，企业应建立健全资产损失内部核销管理制度，及时收集、整理、编制、审核、申报、保存资产损失税前扣除证据材料，做好资产损失的确认工作，并保留好有关资产会计核算资料和原始凭证及内部审批证明等证据，以备税务机关日常检查。企业按规定向税务机关报送资产损失税前扣除申请时，均应提供能够证明资产损失确属已实际发生的合法证据，包括具有法律效力的外部证据和特定事项的企业内部证据。
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